Eenvoudig en elegant: makkelijk thuiswerken met de telefonieoplossing voor ANBO

ANBO riep een telefoonlijn in het leven voor vereenzaamde ouderen die behoefte hebben aan een praatje. Proxsys leverde niet alleen met plezier een goede telefonieoplossing maar voorzag ANBO ook van een vernieuwde IT-omgeving met één centraal aanspreekpunt.

Een van de belangrijkste onderdelen van een nieuwe telefonieoplossing voor ANBO was het verkrijgen van één duidelijk en persoonlijk aanspreekpunt, waarbij de vaste telefoons ook bij de collega’s thuis aangesloten konden worden, zonder aanpassingen aan het privénetwerk. Daarnaast moesten wijzigingen makkelijk zelf doorgevoerd kunnen worden. Er was dus sprake van een vraag om eenvoud en zelfredzaamheid. Er werd aan deze vraag voldaan door onder andere ‘Cloud Telefonie’ te implementeren. Dit zorgt ervoor dat een compleet nieuwe telefooncentrale binnen enkele dagen uitgerold en operationeel gemaakt kan worden.

Als eerst moesten de bestaande telefoon- en internetlijnen worden overgezet naar het volledig private netwerk van Proxsys. Deze verbinding was eveneens een vereiste voor het ondersteunen van de nieuwe ICT-omgeving. Door deze migratie kan te allen tijde de kwaliteit van zowel de internet- als van de telefonieverbinding gegarandeerd worden en is het voor ANBO simpel geworden: 1 aanspreekpunt, 1 factuur, 1 support.

Voor medewerkers werden telefoontoestellen beschikbaar gemaakt die met een kleurcodering informatie geven over de aanwezigheid en de beschikbaarheid van collega’s. Hiermee kunnen de medewerkers met één druk op de knop een collega bellen of een gesprek doorverbinden. Ook hierin speelde de eenvoud van de toestellen een grote rol.

In deze telefooncentrale werden ook mobiele telefoons opgenomen en geïntegreerd. De teamleiders aan wie deze telefoons werden uitgedeeld, zijn nu ook hierop onder hun vaste ANBO-telefoonnummer bereikbaar. De databundels voor deze mobiele telefoons werden vervolgens ondergebracht in één groepsbundel. Dit heeft veel voordelen voor een onderneming. Tenslotte gebruikt niet iedereen dezelfde hoeveelheid data. Met een groepsbundel wordt er geen data verspild en is het kostenplaatje gunstiger.

In het oude telefonie beheerportal was het niet mogelijk om zelf wijzigingen door te voeren zoals medewerkers toevoegen of weghalen. Met de komst van de nieuwe portal werd de beheeromgeving teruggebracht naar één omgeving waarin een ‘drag en drop’ systeem werd geïntroduceerd. Beheertaken kunnen nu uitgevoerd worden door getrainde ‘key users’. Hiermee kwam het beheer van de telefooncentrale voor een deel in handen van ANBO zelf en kunnen simpele wijzigingen, zoals het aanpassen van de openingstijden van het callcenter, het instellen van een voicemail of een wachtrijboodschap, zelf afgehandeld worden.

De medewerkers werden voorzien van nieuwe laptops, uitgerust met het volledige Office 365 pakket waaronder ook Teams. Dit was een van de onderdelen die nodig waren om de werknemers beter te ondersteunen in hun dagelijkse werkzaamheden. De laptops in combinatie met de mobiele én vaste telefoons zorgen ervoor dat in de coronacrisis makkelijk thuisgewerkt kan worden. De medewerkers van ANBO kunnen zelf de telefoon aansluiten en hoeven zich daarna simpelweg nog maar aan te melden. Daarna kunnen ze gelijk beginnen met telefoneren omdat de telefonie via de Cloud Telefonie oplossing verloopt. Hierdoor wordt tevens de capaciteit van het callcenter schaalbaar. On demand kunnen dagelijks meer toestellen toegevoegd worden op één bepaalde lijn maar ze kunnen met hetzelfde gemak afgeschaald worden.

Proxsys maakte daarnaast een koppeling met het CRM-systeem van ANBO. Op basis van binnenkomende telefoontjes krijgt de medewerker direct de bijbehorende ledenkaart te zien. Hierop is direct de juiste persoonsinformatie te zien en de lopende abonnementen. Hierdoor kunnen gesprekken direct goed geïnformeerd én persoonlijk opgenomen worden. Daarnaast hoeft er niet langer om aanvullende informatie aan de ANBO-leden worden gevraagd zoals klantnummers of postcodes.

Vanaf nu kunnen vereenzaamde ouderen dus altijd contact opnemen met ANBO-werknemers voor een gezellig en coronaverantwoord praatje.