Telefonie-oplossing zonder concessies voor Scholengroep Rijk van Nijmegen

Voor een scholengemeenschap is telefonie een van de belangrijkste communicatievormen. Ouders moeten de school te allen tijde kunnen bereiken maar ook de scholen die behoren tot de scholengroep moeten zonder problemen met elkaar kunnen overleggen via de telefoon. Met een licentie die dreigt te verlopen, kunnen er geen wijzigingen meer doorgevoerd worden. Mocht er iets stuk gaan, dan is er daarna ook niemand beschikbaar om het te repareren. Proxsys werd daarom gevraagd om in een hoog tempo een nieuwe telefonie-oplossing te implementeren.

In een tijd waarin iedereen constant met smartphones in de weer is, is de vraag hoe vaak een vast telefoontoestel nog gebruikt wordt terecht. Samen met SGRvN heeft Proxsys gekeken naar de wensen en belangen omtrent de nieuwe telefonie-infrastructuur. Hierbij werd gekeken naar de call flow van alle scholen die deel uitmaken van SGRvN en naar de specifieke locaties waarop de toestellen moesten staan. Uit deze samen opgestelde roadmap, waarbij zowel naar de huidige situatie werd gekeken maar ook een blik op de toekomst werd geworpen, kwam naar voren dat vaste telefoontoestellen niet compleet afgeschaft konden worden maar dat het wel mogelijk was om een kritische herbeoordeling te maken van het aantal toestellen. Door deze beoordeling waren er minder fysieke telefoons nodig en werden ook de abonnementskosten die per telefoon gelden gedrukt. Deze beslissing drukte zowel het investeringsbedrag als de maandelijks terugkerende kosten.

De telefonie werd uiteindelijk in de bestaande netwerkomgeving ingebed. Daarnaast werd er ook een glasvezelverbinding gelegd om het telefonieverkeer over te hevelen naar het Proxsys datacenter. Hierdoor kan niet alleen de kwaliteit van de verbinding door Proxsys worden gegarandeerd, maar is Proxsys ook het aanspreekpunt wanneer er eventuele problemen optreden. Bij het aansluiten van de nieuwe glasvezelverbinding werd er goed gelet op het strategisch plaatsen van de aansluitingen. Hiermee wordt er een stap vooruit gedacht en voortgeborduurd op de wensen van SGRvN voor de toekomst, die in de roadmap zijn vastgelegd. Zo is er alvast een fundering gelegd voor SGRvN wanneer zij besluiten hun diensten buiten de deur te plaatsen en over te brengen naar de cloud. Daarnaast is er vanuit SGRvN de wens uitgesproken om op den duur minder primaire verantwoordelijkheid te gaan dragen voor het beheer van verschillende onderdelen. Bij dit alles bleef ook de eis overeind staan dat er altijd een goede balans aanwezig moest zijn tussen de kwaliteit en het budget. Omdat de scholengemeenschap zich focust op het leveren van goed onderwijs, kon Proxsys ervoor zorgen dat er kwaliteit werd geleverd zonder concessies, ongeacht het budget.

Om de functionaliteit en het gebruik van elk telefoontoestel te waarborgen, ontwierp Proxsys twee gebruikersprofielen voor de toestellen van SGRvN. Deze profielen moesten zowel efficiënt als simpel zijn. Met dit in gedachten werden de twee gebruikersprofielen tot de basisbehoeften beperkt.

De gebruiksprofielen kregen de naam Proxsys Voice en Proxsys Voice Lite. Het eerste profiel betrof een persoonsgebonden extensie en is gericht op de functionaliteit waardoor de medewerker productief en bereikbaar blijft. De Lite variant is een niet-persoonsgebonden extensie met uitgeklede functionaliteit. Hiervan is het doel om te kunnen bellen en gebeld te kunnen worden tegen de laagst mogelijke kosten per toestel.

Naast het drukken van de investeringskosten en de maandelijkse abonnementskosten door het beperken van het aantal telefoontoestellen, werden de kosten ook gedrukt door het uiteindelijke beheer van de telefonie en de IT-omgeving in handen van SGRvN te geven.

De IT-medewerkers in dienst van SGRvN kregen tijdens het implementatieproces de gelegenheid om trainingen en online cursussen te volgen. Deze medewerkers werden daarnaast opgenomen in het projectteam waardoor ze niet alleen een rol speelden bij het implementatieproces maar ook het fijne van de techniek meekregen.

De komst van de coronacrisis dreigde echter roet in het eten te gooien. Een locatiebezoek was niet langer een optie en er moest een nieuwe oplossing gevonden worden voor de plannen om de medewerkers in teamverband op te leiden en te trainen. Met de start van een online kick-off meeting werd er een plan gemaakt waarbij alle cursussen en trainingen online werden gegeven. Met verschillende videomeetings werd er een zeer strakke taakverdeling gemaakt waarbij duidelijk werd afgesproken welke informatie door welke partij aangeleverd moest worden. Deze strakke taakverdeling en het online trainen heeft ervoor gezorgd dat iedere partij op de hoogte was van de laatste informatie en het samenwerkingsverband in stand kon worden gehouden. Ondanks dat het project met een uit beide partijen samengesteld team uitgevoerd werd, kon het aantal locatiebezoeken toch tot een minimum worden beperkt.

Door het enthousiasme van de IT-medewerkers van SGRvN werd de implementatie van de nieuwe telefonie-oplossing een zeer efficiënt project. In een veel kortere tijdsduur dan gepland was de oplossing uitgerold en kon het beheer hiervan overgedragen worden aan SGRvN. Zij kunnen nu zelf wijzigingen doorbrengen en toestellen van A naar B verplaatsen zonder de hulp van Proxsys. Proxsys kon vanwege deze zelfstandigheid het project binnen de gestelde kaders van tijd en budget het project vlekkeloos afhandelen.