Tearfund: Flexibel samenwerken over de hele wereld

Door de toevoeging van moderne werkplekken kunnen de medewerkers van Tearfund nu te allen tijde samenwerken, waar ze ook ter wereld de helpende hand bieden. Proxsys faciliteerde de migratie naar deze moderne werkplekken, die extra soepel verliep dankzij de goede en gestructureerde samenwerking met Tearfund.

Onder het moderne werken wordt verstaan dat je flexibel, veilig en makkelijk kunt (samen)werken: Anytime, Anywhere, Any Device. Dat betekent dat je te allen tijde bij de data en bestanden moet kunnen maar dat ook je collega’s, externe partners en eventuele stagiairs en vrijwilligers toegang moeten hebben tot de informatie die voor hun relevant is. Door Microsoft Teams te introduceren bij Tearfund kon dit allemaal binnen de kortste keren gerealiseerd worden.

Binnen de organisatie van Tearfund is IT een speerpunt doordat er veel wordt samengewerkt. Van over de hele wereld vliegen mensen heen en weer tussen landen waarbij ze niet alleen binnen de organisatie samenwerken maar ook met externe partners de handen ineenslaan. Daarbij zijn er veel in- en uit dienstwisselingen van vrijwilligers en stagiairs. Sommige medewerkers hebben hun eigen laptops en apparaten vanuit de organisatie en anderen brengen hardware van henzelf mee. Vanuit deze situatie ontstond de behoefte aan een flexibele en veilige manier van samenwerken.

Dankzij Teams kunnen de medewerkers van Tearfund op een geheel nieuwe manier samenwerken waarbij Teams een veel bredere rol vervult dan alleen als videochatprogramma. Binnen een Teams omgeving kan er een team worden samengesteld waarvoor een tijdslijn gecreëerd wordt. Deze omgeving is dynamisch. Aan deze tijdslijn kunnen bestanden, e-mails, agendapunten en afspraken worden toegevoegd. Deze zijn vervolgens makkelijk terug te vinden en te lezen voor nieuwe teamleden of bij wisselende in dienst treding. Alles wat er gebeurt op het gebied van informatie en communicatie wordt hier gebundeld waarbij het team altijd het uitgangspunt blijft.

Waar IT vroeger vooral draaide om het installeren en gebruiken van software, draait het nu om mensen te voorzien in een flexibele manier van (samen)werken. Naast de implementatie van Teams werd dan ook voor Tearfund de gehele IT-omgeving vernieuwd waarbij er een volledige cloud gebaseerde manier van werken werd geïntroduceerd. Om alle medewerkers op de hoogte te brengen van deze veranderingen in de manier van werken, werden instructievideo’s opgenomen en gedeeld en vonden er regelmatig vragenuurtjes plaats met een Proxsys medewerker die alle veranderingen haarfijn kon uitleggen en doorspreken.

Alle laptops werden voorzien van het nieuwste Windows 10 besturingssysteem en werden dusdanig beveiligd dat alle opgeslagen data te allen tijde versleuteld is in het geval van hackpogingen of diefstal. Aan de achterkant wordt van alle opgeslagen informatie altijd een back-up gemaakt zodat er in het geval van een calamiteit geen belangrijke data verloren gaat.

Nieuwe werknemers van Tearfund kunnen vanaf nu simpelweg een door Proxsys ingestelde laptop in gebruik nemen die met één druk op de knop actief is en gekoppeld is aan het persoonlijke account van de medewerker. Ook installaties kunnen vanaf deze account makkelijk zelf worden uitgevoerd op een zelf­gekozen tijdstip dankzij de mogelijkheid tijdelijk installatierechten toe te kennen. Een helpdesk bellen is dus niet meer nodig. Mocht deze na verloop van tijd uit dienst treden, dan wordt de account automatisch afgesloten waardoor de veiligheid van de data gewaarborgd blijft.

Daarmee is er voor Tearfund een snelle, moderne, flexibele en veilige manier van werken, waarvan alle accounts beveiligd zijn met MFA, gerealiseerd waardoor de organisatie in contact kan blijven met medewerkers over de hele wereld.