Timon: Van datacenter naar moderne werkplek

Stichting Timon is een overkoepelende organisatie waaronder, onder andere, ook Spoor030 valt. Timon is daarnaast al meer dan 10 jaar klant en heeft daarbij een groei van 30 medewerkers naar ruim 750 medewerkers mogen meemaken. De groei van de IT en de samenwerking met Proxsys zijn hand in hand gegaan. Van servers op locatie naar servers in het datacenter van Proxsys naar de overstap in 2020 naar moderne werkplekken gestoeld op Microsoft 365 Cloud.

De omvang van Timon zorgt ervoor dat de organisatie veel verschillende locaties heeft. Van kantoorlocaties tot intramurale woningen tot zelfstandige woningen waarbij Timon een kantoor in huis heeft. Al deze locaties moeten voorzien zijn van een goed werkende verbinding en bijbehorende apparatuur. Daarnaast moet iedere locatie dezelfde functionaliteiten hebben als het hoofdkantoor. Daarom is de oplossing op alle locaties gestandaardiseerd, ongeacht hoe klein of groot de locatie is.

Het komt vaak voor dat er op redelijk korte termijn een nieuwe locatie operationeel moet worden gemaakt. Proxsys gaat dan snel en effectief te werk waarbij op locatie wordt geïnventariseerd welke verbinding mogelijk is en waar hardware ingericht en opgehangen kan worden. Alle kabels worden strak en betrouwbaar aangelegd waardoor er een duurzame oplossing wordt geboden die jaren meegaat. Daarnaast moet de bandbreedte altijd goed zijn en moeten netwerken van cliënten en medewerkers veilig en gescheiden blijven. Elke afzonderlijke locatie wordt vervolgens weer aangesloten op het eigen netwerk van Timon. Elke locatie wordt zo ingericht dat alles meteen operationeel is. Er kan dus meteen gebeld, geprint en geïnternet worden.

Het opgebouwde netwerk bestaat uit verschillende lagen die consequent laag voor laag opgebouwd worden. Deze zorgvuldige en stabiele aanpak zorgt ervoor dat de faciliteiten van het netwerk jarenlang probleemloos meegaan waarbij ook de hardware netjes en afgewerkt wordt achtergelaten, zonder daarbij in te leveren op snelheid van de projectuitvoering.

Proxsys fungeert daarna als het centrale aanspreekpunt voor Timon. Niet alleen wordt de verbinding continu gemonitord, maar wordt bij een probleem direct een oplossing geboden. Door deze strakke en directe lijn, kunnen locaties soms in slechts 1,5 week tijd operatief gemaakt worden.

In de loop van de tijd ontstond binnen de organisatie de wens om op een modernere en nauwere manier samen te kunnen werken met bijvoorbeeld partnerorganisaties. De komst van de coronacrisis heeft deze vraag om een gemoderniseerde werkplek alleen maar vergroot. Er moet makkelijk, snel en veilig informatie gedeeld kunnen worden. Daarnaast worden de werknemers ook steeds mobieler en zelfstandiger. Daarom hebben ze veilige laptops nodig waarmee ze op locatie of thuis kunnen werken.

Er werden twee gebruikersprofielen gemaakt voor Timon op basis van de medewerkers. Op basis van de benodigdheden werden de functionaliteiten en hardware op een van deze twee profielen afgestemd. Het in- en uitdienstproces werd geautomatiseerd gekoppeld aan het HR-pakket zodat de mutaties van werknemers voor een grote organisatie zo min mogelijk tijd en moeite in beslag neemt.

Binnen de online werkplek is gelet op het creëren van een intuïtieve werkplek waar alle benodigde informatie en applicaties te vinden en te bereiken zijn. Het is nu mogelijk om gebruik te maken van alle nodige Microsoft 365 functionaliteiten. Dit maakt het werken een stuk flexibeler en eenvoudiger. Daarnaast kan er makkelijk maandelijks op en afgeschaald worden. Tijdens het moderniseren is er een centrale informatiepagina gemaakt waar collega’s elkaar daar nu makkelijk kunnen opzoeken en contact met elkaar leggen.

Binnen een organisatie zoals Timon is er sprake van veel privacygevoelige informatie. Al deze cliëntgegevens moeten aanwezig zijn in eigen cliëntsystemen die afgeschermd zijn van andere systemen. Daarnaast werden alle apparaten voorzien van diefstalbeveiliging, virus- en malwarebeveiliging en konden medewerkers alleen inloggen via multi-factor authenticatie (MFA).

Deze laatste wijziging om alle systemen om te zetten naar Microsoft vond plaats midden in de corona crisis. Een aangepaste aanpak was hiervoor benodigd, het is namelijk niet zo dat alle collega’s even langs konden komen voor laptop aanpassingen. Om de migratie zo efficiënt mogelijk uit te voeren en zo onnodige kosten en tijd te besparen werd steeds één team en regio overgezet. Scriptmatig gemigreerd. Voor de medewerkers werden veel instructievideo’s gemaakt waardoor deze zelfstandig bepaalde installaties konden starten en op de hoogte waren van de nieuwe functionaliteiten binnen hun nieuwe werkplek. Zo konden de locaties en werkplekken snel en gemakkelijk in gebruik worden genomen.